We helpen je graag verder

Het is raadzaam om als eerste de exacte feestdatum te bepalen. Dit maakt overleg met anderen wel zo makkelijk.

Check altijd of je gewenste datum niet toevallig een nationale feestdag is of dat er een groot sportevenement is.

Begin minimaal2 maanden voor de geplande datum met de voorbereiding, zo komt u niet op het allerlaatste moment voor verrassingen te staan. Eventuele problemen kun je op deze manier nog tijdig opvangen. Hou er bijvoorbeeld rekening mee, dat als je te laat begint de gewenste locatie, cateraar en/of het entertainment al volgeboekt kunnen zijn.

De locatiekeuze is in grote mate bepalend voor je feest of evenement. Niet alleen de grootte en hoogte, maar ook welke onderdelen reeds voor handen zijn. Want anders moet je deze later weer gaan inhuren. De bereikbaarheid, parkeerplaatsen..... veel dus. Vandaar dat je dit dus snel moet vastleggen.

Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor populaire artiesten of bands.

Wellicht wel het belangrijkste onderdeel bij het organiseren. Wat zonder gasten geen feest.
Om zeker te weten dat mensen komen kun je reeds in een heel vroeg stadium op originele wijze per mail vragen of mensen de datum willen blokken. Dan 3 weken voor het feest een, bij voorkeur schriftelijke, uitnodiging. De belangrijkste gasten kun je in de week voorafgaande aan de datum nog even een mail sturen of zelfs bellen.

Stel van tevoren vast hoeveel je wilt besteden en waaraan.
Soms kun je met een beetje creatief denkwerk leuke en goedkopere alternatieven vinden.
Daar is het evenementenABC weer een hele goede site voor, want je kunt meerdere offerte tegelijk aanvragen.

Is het een zakelijk evenement, trouwerij of een privé feest? Is er een boodschap die gecommuniceerd moet worden of wordt er iets gevierd. Bedenk van te voren wat het verloop is van de dag of avond. Ken je pappenheimers, want jij bent degene die weet wie er gaan komen en wat deze mensen leuk of niet leuk gaan vinden. Probeer dus een gevarieerd programma te maken waar voor iedereen wat te beleven valt.

Tips voor themafeesten zijn:
• een thema gebaseerd op een kleur of een kleurencombinatie, bijvoorbeeld "black and white", regenboog, goud en zilver;
• een eco-feest, met biologisch en vegetarisch eten, waar je je gasten ophaalt met de fietstaxi;
• een actief of sportief feest
• een gemaskerd of gekostumeerd feest;
• een feest ter ere van de tijd van het jaar: kerst, Nieuwjaar, Driekoningen, carnaval, Pasen, Halloween, vrijdag de 13de
• een feest gebaseerd op de Romeinse tijd, de tijd van de Grieken, de oertijd, de toekomst, je geboortejaar,...;
• een feest in de sfeer van een bepaald land of een volk: China, Afrika, India, de Eskimo's,...;
• laat je inspireren door een film: Lord of the Rings, Star Trek of Sissi;
• voor kinderfeestjes kun je als thema stripfiguren kiezen, of zeemannen en piraten, prinsen en prinsessen,...;
• laat je inspireren door de seizoenen (lente, zomer, herfst of winter) of door de elementen (aarde, water, lucht, vuur);
• of door een bepaald soort muziek: salsa, disco, jazz, rock 'n roll,...;
• of een kitschparty of een “Goed Fout" feest.

Als je een feest buiten de deur geeft, let dan op
• Of de grootte van de feestzaal past bij het aantal gasten dat je verwacht. Niets is zo ongezellig als een te grote zaal.
• Een kleine dansvloer is sneller gezellig dan een te grote dansvloer.
• Een te hoog plafond is vaak ongezellig. Een te laag plafond kan benauwend werken.
• Is er een terras? Bij mooi weer is het erg leuk als je je feest deels buiten kunt houden.
• Let op bereikbaarheid, zowel met auto als met openbaar vervoer. Is er voldoende parkeergelegenheid?
• Wees origineel in je locatiekeuze. Een zalencentrum is een stuk minder gezellig dan een boot of een oud klooster. Welke locatie past het best bij het soort feest dat je geeft?
• Kun je zelf de cateraar kiezen of zit je vast aan een bepaalde cateraar? Let in het laatste geval op de kwaliteit van het eten. En op de prijs natuurlijk.

• Zorg dat je ruim op tijd klaar bent om je gasten te ontvangen.
• Besteed aan iedereen die binnenkomt persoonlijke aandacht. Laat je gasten voelen dat ze welkom zijn.
• Kent degene die net binnengekomen is niemand? Stel deze aan iemand voor die een zelfde hobby of interesse heeft.
• Te weinig tijd om cadeaus uit te pakken? Zorg ervoor dat je weet wie wat gegeven heeft. Een post-it doet wonderen!
• Als er op het feest ook veel kinderen aanwezig zullen zijn, is het leuk om speciaal amusement voor hen te regelen.

Serveer je voor je gasten een compleet diner of heb je eenvoudige hapjes bij de borrel: laat ze in ieder geval weten wat ze kunnen verwachten. Stel dat je feest om 20 uur begint en je hebt een buffet samengesteld, dan zou het zonde zijn als je gasten voor de zekerheid alvast thuis hebben gegeten.
Denk bij het eten aan speciale wensen. Zo eten kinderen anders dan volwassenen. Voor hen zou je pannenkoeken of patat kunnen serveren. En komen er vegetariërs op je feestje, dan is het attent daar rekening mee te houden.

Regel hulp
Zeker als u het feest thuis wilt vieren, is het aan te raden om hulp te regelen. Denk bijvoorbeeld aan hulp in de bediening of bij het opruimen/afwassen. Wees gastheer/vrouw en laat de andere rennen, serveren en opruimen. Veel partycateraars nemen deze zorg voor je uithanden.

Op het evenementenABC staan vele kleine en grote cateraars die je graag willen leren kennen. Onderstaande punten zijn handig om te weten.
• Feestje buiten de deur of thuis maar met bediening? Bespreek vooraf goed je wensen. Zorg ervoor dat de bediening weet wie ze moeten aanspreken (bijvoorbeeld de ceremoniemeester) als er iets is.
• Maak een keuze qua eten die past bij het gezelschap.
• Houd rekening met vegetariërs, een vegetariër eet niet alleen geen vlees, maar ook geen vis. Dus ook geen soep met als basis vleesbouillon, of toetjes met gelatine (gemaakt van beenderen).
• Zijn er mensen op je feestje die lijnen? Dan is het attent om niet alleen zoutjes te serveren, maar bijvoorbeeld ook stukjes wortel, komkommer of radijs (met een dipsausje voor de niet lijners) als alternatieve borrelhapjes.
• En komen er mensen met andere dieet wensen? Diabetici kunnen niet altijd alles eten en misschien zijn er gasten die ergens allergisch voor zijn? Het is erg attent als je daar in je uitnodiging naar vraagt.
• Een buffet zorgt ervoor dat gasten zichzelf bedienen en dat ze meer met elkaar mengen, maar geeft ook onrust. Voorkom dat de laatste gasten de hond in de pot vinden. Zet het buffet op verschillende tafels. Dan staat niet iedereen straks te dringen.
• Wil je dat je gasten mengen, maar toch een diner aan tafel serveren? Maak per gang een verschillende tafelschikking.
• Zijn er kinderen op je feestje? Kinderen zijn vaak kieskeurig. Zorg ervoor dat je iets serveert dat ze lekker vinden.

Wil je zelf iets regelen vraag dan gerust aan de cateraar of je het één en ander mag proeven, zodat je ook zeker weet dat je de goede keuze maakt. Vraag eventueel via Facebook of twitter aan vrienden ervaringen met bepaalde cateraars.

Maak het niet te gek. Gasten zullen vooral onthouden of je feestje gezellig was en niet wat ze gegeten hebben. Zorg vooral dat je zelf ook feest hebt.

Het evenementenABC heeft een aantal professionele bedrijven die je kunnen helpen en adviseren. Niets vervelender dan tenenkrommend entertainment of een DJ die niet de dansvloer vol weet te houden. Als je (een deel van) de organisatie uit handen geeft of als je entertainment inhuurt, overtuig je er dan van dat alles duidelijk is voor beide partijen. Vraag ook altijd voor alle zekerheid om een schriftelijke bevestiging. Niets zo vervelend als door iets klungeligs er iets fout gaat.

Foto's en filmopnames bieden een blijvende herinnering aan het evenement, regel daarom een professionele fotograaf of filmer. Het evenementenABC heeft er een paar hele goede op de site staan